نرم افزار حسابداری شایگان سیستم

ویژگی های نرم افزار حسابداری بین فروشنده ها و متناسب با کسب و کارها متفاوت است.

تمام نرم افزارهای حسابداری دارای ویژگی های اساسی هستند. با این حال، پیچیدگی این ماژول ها می تواند به نسبت کار فروشنده ها متفاوت باشد. بعضی از سیستم ها فقط اصول اولیه را ارائه می دهند و برخی دیگر ویژگی هایی را ارائه می دهند که دقیق تر هستند و به شما امکان کنترل بیشتر برای رسیدگی به کارهایتان را می دهد.

هر نرم افزار حسابداری باید قادر به ثبت اطلاعات و پردازش صورتحساب باشد. همه سیستم ها به شما اجازه می دهند تا فاکتورها را چاپ کنید. سیستم شما باید قادر به ثبت اطلاعات پایه مشتری مانند نام، آدرس، شماره حساب باشد.

نرم افزار حسابداری

با نرم افزار حسابداری قادر به پیگیری تمامی امور مربوط به سفارشات خرید و  فروش خود هستید.

هر نرم افزار حسابداری بر اساس کیفیت و کمیت گزارش هایی که ارائه میدهد، به طور گسترده ای متفاوت است. برخی از سیستم‌ها طیف گسترده ای از گزینه های گزارش را ارائه می دهند و برخی نرم افزارهای حسابداری فقط گزارش های اساسی را ارائه می دهند.

نرم افزار حسابداری حسابگر شرکت شایگان سیستم علاوه بر ارائه گزارشات متنوع، امکان طراحی گزارش های مورد نیاز کاربران را فراهم می کند، در واقع به شما امکان می دهد تا هر گونه گزارش انتخابی خود را ایجاد کنند.

در بعضی موارد گزارش هایی که از لیست های طولانی اعداد تشکیل شده اند می توانند برای تفسیر دشوار باشند، بنابراین داشتن توانایی ترجمه این داده ها به شکل تصویری، مانند نمودارهای پایه، نمودارهای نوار و سایر نمودارها، می تواند به شما کمک کند.

گزارش هایی که نرم افزار حسابداری در اختیار شما قرار میدهد برای کمک به شما در شناسایی روند کسب و کارتان موثر است در واقع برنامه حسابداری می تواند داده ها را تفسیر، تجزیه و تحلیل کند و به شما کمک می کند تصمیم گیری های مالی کسب و کارتان را بر اساس حقایق داشته باشید.

امروزه نرم افزار حسابداری می تواند فرایندهای فراتر از حوزه مدیریت مالی را اداره کند و یک پلت فرم واحد برای کنترل تقریبا تمام جنبه های کسب و کار شما را فراهم می کند. کسانی که دارای کسب و کارهایی هستند که اغلب کالا را از طریق پیک ارسال می کنند، نرم افزار حسابداری می تواند فرآیندهای حمل و نقل را نیز اداره کند.

آیا حقوق و دستمزد کارکنان با توجه به ساعت هایی که کار می کنند پرداخت می شود؟ برای حل این مشکل استفاده از یک سیستم که بتواند با دقت میزان حقوق و دستمزد کارکنان را محاسبه کند، ضروری است. مشکلات نداشتن نرم افزار حقوق دستمزد زمانی بوجود می آید که شما تعداد بسیاری از کارگران را داشته باشید که به صورت تمام وقت و نیمه وقت کار می کنند که حقوق آنها ممکن است به صورت ماهیانه، هفتگی یا هر دو هفته پرداخت شوند. بنابراین در هرکسب و کاری علاوه بر استفاده از نرم افزار حسابداری، استفاده از نرم افزار حقوق دستمزد نیز ضروری است.

دفتر سررسید و سازماندهی اقدامات، برای هشدار وضعیت چک‌ها و اقدامات از پیش تنظیم‌شده در نرم افزار حسابداری به کار می‌رود.

از منوی اطلاعات پایه > دفتر سررسید و سازماندهی اقدامات را انتخاب نمایید یا از ترکیب کلیدهای Ctrl+T در نرم افزار حسابداری استفاده کنید.

دکمه تنظیمات را کلیک کنید.

در پنجره بازشده برگه دفتر سررسید را کلیک کنید.

در این پنجره نرم افزار حسابداری می‌توانید تعداد روزهای هشدار قبل از تاریخ سررسید چک را معین نمایید.

در این قسمت می‌توانید تنظیم کنید که چند روز قبل برای چک‌ها هشدار داده شود.

به همین ترتیب می‌توانید سایر اقدامات خود را از قبیل جلسه، تماس تلفنی و . تنظیم کنید.

از پنجره تعریف پارامترهای دفتر سررسید/سازماندهی اقدامات، روی برگه سازماندهی اقدامات کلیک کنید.

در ستون نام اقدام، نام اقدام مورد نظر خود را در نرم افزار حسابداری وارد کنید.

در ستون تعداد روز، تعیین می‌کنید که چند روز قبل برای این اقدام هشدار داده شود.

دکمه تایید را کلیک کنید.

از پنجره سازماندهی اقدامات، دکمه برای انجام» را کلیک کنید.

از نوار ابزار بالای فرم، دکمه جدید را کلیک کنید.

از قسمت نوع اقدام، نوع اقدامی را که در قسمت قبل معرفی کرده‌اید، انتخاب کنید.

تاریخ اقدام و تاریخ سررسید را مشخص کنید.

در قسمت شرح اقدام نرم افزار حسابداری، اقدام مورد نظر را بنویسید. هنگامی که اقدام مورد نظر را انجام دادید، از قسمت اقدامات جاری در سازماندهی اقدامات، اقدام مورد نظر را انتخاب کرده و آیتم مربوط به اقدام انجام‌شده را تیک بزنید.

برای این که هشدارها در ابتدای ورود به برنامه نمایش داده شوند، از قسمت شرایط محیطی > پارامترهای هشدار > پارامتر فرم سازماندهی اقدامات در ابتدای کار با برنامه نمایش داده شود را تیک بزنید.

تعریف نوار ابزار در نرم افزار حسابداری (Toolbar)

برای راحتی و سرعت بیشتر استفاده از نرم افزار حسابداری ، شما می‌توانید یک نوار ابزار تعریف کنید و عملیات پرکاربرد خود را در این نوار ابزار قرار دهید. برای این کار از منوی شرایط محیطی > تعریف نوار ابزار را کلیک کنید. در قسمت گروه‌ها» باید یک گروه برای گزارش‌ها مشخص کنید. برای ایجاد یک گروه جدید در گروه‌ها باید ابتدا نام گروه را وارد نموده و سپس با کلیدهای جهت‌نما یک ردیف پایین روید تا شماره ردیف برای آن ایجاد گردد. به عنوان مثال عملیات انبار یا گزارش‌های روزانه. حال از نمودار درختی، آیتم‌های مربوطه را به سمت پایین بکشید و در نوع گروه مربوطه قرار دهید. همچنین می‌توانید با کلیدهای بالا و پایین، چینش نوار ابزار را مشخص نمایید و با کلید حذف نیز ردیف‌های دلخواه را پاک کنید.

برای نمایش نوار ابزار، از منوی شرایط محیطی نرم افزار حسابداری ، گزینه نمایش نوار ابزار را تیک بزنید. اگر این گزینه تیک نداشته باشد نمایش داده نمی‌شود.

به منظور تعریف پیش فرض ‌های نرم افزار حسابداری حسابگر از مسیر منوی اطلاعات پایه > تعریف پیش‌فرض‌ ها را انتخاب کنید. اگر در هنگام ایجاد شرکت در نرم افزار حسابداری، پارامتر چارت نمونه حساب‌ها تعریف شود » را تیک زده باشید، در این قسمت حساب‌های مرتبط از پیش تعریف ‌شده‌اند؛ مثلا در قسمت پرداخت‌ها، حساب مرتبط با نقدی، صندوق در نظر گرفته شده است. به همین ترتیب برای چک‌های دریافتی حساب اسناد دریافتنی معرفی شده است. نکته‌ای که بسیار حائز اهمیت است این است که ستون مقابل این حساب‌های مرتبط باید با اسامی حساب‌های مناسب پر شود و حتما برای این پیش‌فرض‌ها حساب‌های مرتبط تعریف‌ شده باشد. علت اهمیت موضوع آن است که اسناد اتوماتیک مربوط به فاکتورها، چک‌ها و . از روی این حساب‌ها صادر می‌شوند و اگر این حساب‌ها نادرست تعریف شوند و یا تعریف نشوند، ممکن است حساب‌ها، مانده نادرست پیدا کنند.

توجه داشته باشید که در نرم افزار حسابداری سندهای اتوماتیک مربوط به ورود و خروج کالا از جمله فاکتورها و رسید و حواله‌ها، می‌توانند بر اساس پیش‌فرض‌ها، انبارها و یا کالاها صادر شوند. اگر اولویت ارتباط اتوماتیک حسابداری و انبارداری بر اساس پیش‌فرض‌ها باشد، در صدور سند اتوماتیک مربوط به فاکتورها از حساب‌هایی استفاده می‌شود که در قسمت اطلاعات پایه > تعریف پیش‌فرض‌ها معرفی شده‌اند. در صورتی که اولویت ارتباط حسابداری و انبارداری بر اساس انبار باشد، سندهای اتوماتیک مربوط به فاکتورها از روی حساب‌های مرتبط مربوط به انبارها صادر می‌شوند که در هنگام معرفی انبارها در نرم افزار حسابداری، قابل مشاهده و تغییر می‌باشند. اگر اولویت ارتباط حسابداری و انبارداری بر اساس کالا باشد، برای صدور اسناد مربوط به فاکتورها از حساب‌های مرتبط کالا که در برگه حساب‌های مرتبط از معرفی کالاها که از منوی اطلاعات پایه > معرفی کالاها > اطلاعات اقلام موجودی > حساب‌های مرتبط، قابل دسترسی و تغییر است، استفاده می‌شود.

تعریف انواع پرداخت در نرم افزار حسابداری:

در قسمت تعریف انواع پرداخت چندین نوع پرداخت قابل تعریف است. اگر این آیتم‌ها را پر کنید و حساب‌های مرتبط را از جعبه متن مقابل آن‌ها مشخص کنید، هنگامی که در برگ پرداخت و دریافت، پنجره مربوط به نوع دریافت و پرداخت و در اسناد حسابداری، پنجره نوع باز می‌شود، این آیتم‌ها هم نمایش داده می‌شود و در سند حسابداری مربوطه در نرم افزار حسابداری نیز، حساب‌های مرتبط آن آیتم اعمال می‌شوند.

اختصاص انواع پرداخت به کاربران:

با نرم افزار حسابداری حسابگر شرکت شایگان سیستم می‌توان برای کاربران دسترسی به پرداخت‌های تعریف‌شده را مدیریت کرد. برای این کار پس از انتخاب کاربر و نوع پرداخت، پرداخت‌های تعریف‌شده در سیستم لیست می شود و با انتخاب یا عدم انتخاب گزینه قابل دیدن» میتوان دسترسی به انواع پرداخت را مدیریت کرد.

سریال تجمعی

این امکان در نرم افزار حسابداری زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که بخواهیم یک سری سریال با تعداد بسیار زیاد تولید کنیم. طبیعتا ایجاد کردن تعداد زیاد سریال به صورت تک‌تک، کاری زمانبر می‌باشد. سریال تجمعی به ما این امکان را می‌دهد که بتوان در بازه و تعداد مشخص، به‌سادگی سریال‌های مورد نظر را ایجاد کرد. به عنوان مثال در قسمت سریال تجمعی در قسمت از سریال: ابتدای شماره سریالی که قرار است تولید کنیم را وارد می کنیم؛ سپس سیستم به میزان تعداد محصول خودش این تعداد سریال را تولید می‌کند و در فاکتور فروش از آن استفاده می‌کنیم.

استفاده از سریال کالا در فاکتور فروش نرم افزار حسابداری

پس از ورود ردیف فاکتور دکمه سریال» را از قسمت پایین فاکتور کلیک کنید. در پنجره بازشده، می‌توانید به صورت دستی یا با استفاده از دستگاه بارکدخوان، سریال‌های مورد نظر را انتخاب کنید. برای مشاهده تمام سریال‌ها و انتخاب از میان آن‌ها از قسمت بالای این پنجره دکمه ایجاد» را کلیک کنید.

پنجره ایجاد سریال کالا» باز می‌شود. دکمه لیست انتخابی سریال» را در برنامه حسابداری کلیک کنید، لیست سریال‌های مربوط به این کالا باز می‌شود که می‌توان با استفاده از کلید Insert» سریال‌های مورد نظر برای فروش را انتخاب کرد. هنگامی که سریال‌ها را در فاکتور وارد می‌کنید، می‌توانید تاریخ شروع گارانتی و مدت گارانتی را نیز مشخص نمایید. شما می‌توانید از وضعیت سریال‌ها و گارانتی آن‌ها گزارش تهیه نمایید.

برای تغییر وضعیت یک سریال در نرم افزار حسابداری می‌توانید از قسمت اطلاعات اقلام موجودی، لیست سریال‌ها، روی سریال مربوطه دابل کلیک کرده، در پنجره بازشده، وضعیت سریال را تغییر دهید.

گزارش‌های سریال کالا برنامه حسابداری

در منوی گزارشات نرم افزار حسابداری حسابگر، گزینه گزارش‌های وضعیت سریال را انتخاب می کنیم که 3 زیر مجموعه  دارد:

·         وضعیت سریال براساس کالا: در این گزارش در کادر کد کالا یا نام کالا، کد یا نام کالای مدنظر را وارد می‌کنیم؛ سپس درکادر پایین لیست سریال‌های این کالا همراه با وضعیت سریال نمایش داده می‌شود. با کلیک بر روی هر سریال نیز اطلاعات تفصیلی سریال مانند تاریخ شروع و پایان گارانتی و. نمایش داده می‌شود.

·         وضعیت سریال براساس سریال: این گزارش وضعیت یک سریال را همراه با تاریخچه کامل آن به ما نمایش می‌دهد. همچنین با کلیک بر روی هر ردیف از گزارش، فاکتور مربوطه وضعیت سریال، نمایش داده خواهد شد.

·         جستجو سریال تجمعی: با درج سریال تجمعی در کادر روبروی سریال و کلیک جستجو، تاریخچه سریال تجمعی ایجادشده در سیستم به شما نمایش داده خواهد شد.

حذف سریال های منقضی شده

جهت حذف سریال‌های منقضی‌شده دوره مالی قبل در نرم افزار حسابداری باید از منوی پرونده > اصلاح اطلاعات >حذف سریال‌های منقضی‌شده اقدام کرد. در قسمت روزهای گذشته از انقضا» تعداد روز مورد نظر جهت شناسایی سریال‌های منقضی شده و در قسمت گارانتی کننده» گارانتی کننده موردنظر را در صورت وم وارد کرده و دکمه جستجو» را کلیک می‌کنیم و با زدن دکمه حذف همه» سریال‌های منقضی‌شده را حذف می‌کنیم.

نرم افزار حسابداری

در نرم افزار حسابداری حسابگر شرکت شایگان سیستم برای کالاهای موجود در کسب و کارتان امکان ثبت شماره سریال وجود دارد که به هر واحد کالا یک شماره اختصاص داده می شود.

 به عنوان مثال برای هر واحد محصول که تولید می‌کنید، یک شماره اختصاصی داشته باشید. این سریال قابل ردیابی بوده و تمام رخدادهایی که برای یک سریال کالا اتفاق می‌افتد در سیستم ثبت می‌شود (تاریخچه). توجه داشته باشید که در نرم افزار حسابداری شما قادر هستید برای هر شماره سریال، گارانتی و مدت زمان گارانتی را تعیین نمایید.

قابل توجه است که هر سریال کالا دارای یکی از وضعیت‌های حواله شده»، جاری»، در کنترل»، سوخت شده»، فروش رفته»، مرجوعی به فروشنده» و معیوب» است. در ادامه به توضیح مختصری از هر کدام از وضعیت های ذکر شده می پرسید.

وضعیت جاری»: سریال خریداری شده و آماده فروش است.

وضعیت حواله شده»: برای کالا حواله انبار صادر شده است.

وضعیت فروش رفته»: سریال فروخته شده و از انبار خارج شده است.

وضعیت در کنترل»: مشخص نیست که کالا سالم است یا نه.

وضعیت معیوب»: کالا دارای اشکال می‌باشد.

وضعیت سوخت شده»: کالا با آن سریال وجود دارد ولی قابل استفاده نیست.

وضعیت مرجوعی به فروشنده»: کالا به فروشنده اصلی برگشت شده است.

در صورتی که در نرم افزار حسابداری حسابگر کالایی دارای سریال است، باید ابتدا از اطلاعات پایه > معرفی کالاها > اطلاعات اقلام موجودی، آیتم سریال دارد» را تیک بزنید.

به منظور تنظیم پارامترهای سریال کالاها نرم افزار حسابداری از مسیر زیر اقدام نمایید:

از منوی شرایط محیطی نرم افزار حسابداری > پارامترهای سریال کالا را انتخاب نمایید.

·         در صورتی که می‌خواهید ورود سریال کالا در فاکتور اجباری باشد، پارامتر شماره ۱ را تیک بزنید.

·         در صورتی که می‌خواهید هنگام فروش کالا کد یا نام کالا پرسیده نشود و مستقیما لیست سریال کالاها باز شود، پارامتر شماره ۲ را تیک بزنید.

·         در صورتی که سریال‌ها دارای مقادیر مختلف می‌باشند، پارامتر شماره ۳ را تیک بزنید.

·         در صورتی که فقط هنگام فروش از سریال کالا استفاده می‌کنید، پارامتر شماره ۴ را تیک بزنید.

·         در صورتی که می‌خواهید پس از چاپ فاکتور، لیست سریال‌ها چاپ شود، پارامتر شماره ۵ را در نرم افزار حسابداری تیک بزنید.

برای ورود سریال‌ها هنگام صدور فاکتور خرید یا رسید انبار از قسمت پایین فاکتور، دکمه سریال» را همانند شکل زیر کلیک کنید.

پنجره سریال‌های مربوط به ردیف فاکتور» باز می‌شود. در صورتی که تعداد کالاها کم است یا می‌خواهید سریال‌ها را با استفاده از بارکد وارد نمایید، در همین جدول سریال‌ها را وارد کنید. در صورتی که تعداد سریال‌ها زیاد است و ورود آن‌ها به صورت دستی مشکل است، از بالای این پنجره دکمه ایجاد» را کلیک کنید.

با فشردن دکمه ایجاد» پنجره ایجاد سریال کالا» باز می‌شود.

در این قسمت کافی است سریال شروع را وارد نمایید، سریال انتهایی به صورت اتوماتیک بر اساس مقدار فاکتور تنظیم می‌گردد سپس دکمه ایجاد را کلیک کنید. سریال‌های بین سریال شروع و انتها به صورت اتوماتیک ایجاد خواهند شد.

در نرم افزار حسابداری حسابگر شما می‌توانید کالاهای موجود در یک فاکتور را دسته‌بندی کنید و هر دسته را با یک فرم خاص چاپ و به یک پرینتر خاص ارسال نمایید. این امکان برای کالاهای خدماتی و همچنین رستوران‌ها بسیار مناسب می‌باشد.

در نرم افزار حسابداری از منوی شرایط محیطی > پارامترهای خرید و فروش> پارامتر شماره ۵۴ (تعریف انواع دسته‌بندی فاکتور) را انتخاب کنید.

در جدول سمت راست موجود اسامی دسته‌بندی‌های مختلف را وارد نمایید. در ستون فرمت گزارش و ستون چاپگر، نوع فرمی که دسته‌بندی مورد نظر با آن چاپ شود را تعیین کنید؛ ضمنا می‌توانید برای هر دسته‌بندی، یک رنگ اختصاص دهید.

در نرم افزار حسابداری دسته‌بندی مورد نظر خود را از جعبه متن مربوط به دسته‌بندی» انتخاب نمایید.

بر روی دکمه تعویض دسته‌بندی کالاها» کلیک کنید.

بر روی دکمه مربوط به انتخاب کالا» کلیک کنید.

از لیست کالاها، کالاهای مورد نظر را با کلید Insert انتخاب نموده و Enter بزنید.

دکمه تایید» را کلیک کنید.

حال در فاکتور فروش به ازای هر دسته‌بندی که تعریف نموده اید، یک برگه باز شده است که کالاهای مربوط به هر دسته‌بندی را می‌توان در قسمت مربوط به خود مشاهده نمود. در ردیف‌های فاکتور فروش کالاهای مربوط به هر دسته‌بندی، با رنگ مربوط به خود نمایش داده می‌شوند. هنگام چاپ نیز هر دسته‌بندی از کالاها با فرم مربوط به خود چاپ می‌شود.

چنانچه بخواهید بعد از چاپ فاکتور تمامی دسته بندی‌های موجود در فاکتور نیز چاپ شوند لازم است در پارامترهای صندوق های پرفروش، پارامتر شماره 15 را فعال نمایید.

چنانچه بخواهید کالاها را از لیست دسته مورد نظر خارج نمایید، پس از انتخاب کالا در تعویض دسته‌بندی کالا، تیک خالی» را بزنید و فرم را تایید نمایید.

هزینه ثابت در فاکتورهای نرم افزار حسابداری (مالیات و عوارض بر ارزش افزوده)

هزینه ثابت یا همان ارزش افزوده به صورت پیش‌فرض تنها بر روی فاکتورهای خرید و فروش نرم افزار حسابداری اعمال می‌گردد. برای این کار ابتدا باید از منوی اطلاعات پایه، تعریف پیش‌فرض‌ها، قسمت هزینه‌های ثابت را انتخاب نمایید.

در این قسمت از نرم افزار حسابداری می‌توانید سه نوع هزینه ثابت را تعریف نمایید. برای مثال برای تعریف 9% هزینه ثابت، هزینه اول سهم ۱ را 6 درصد و هزینه اول سهم ۲ را نیز 3 درصد انتخاب می‌نماییم. سپس از قسمت‌های بالا حساب‌هایی که برای هر سهم در فاکتورها مورد استفاده قرار می‌گیرد را تنظیم می‌نماییم.

برای کالاها در نرم افزار حسابداری نیز از منوی اطلاعات پایه > معرفی کالاها > تعویض هزینه ثابت کالاها، می‌توان برای همه یا تعدادی از کالاها، نوع هزینه ثابت پیش‌فرض تعیین نمود.

با انجام این تنظیمات در نرم افزار حسابداری به صورت اتوماتیک برای کالاها در فاکتورها هزینه ثابت اعمال می‌گردد. برای سایر تنظیمات مربوط به هزینه ثابت (از قبیل نوع اعمال با تأیید سرپرست، نوع اعمال پس از تخفیف و.) از شرایط محیطی > پارامترهای خرید و فروش > پارامتر شماره ۵۹ استفاده نمایید.